東都レコードアーカイブ株式会社 利用規約

本利用規約（以下「本規約」といいます。）は、東都レコードアーカイブ株式会社（以下「当社」といいます。）が提供するレコード資料の保管・管理、アナログ音源の整理・台帳作成、記録媒体のデジタル化支援、アーカイブ構築コンサルティング、機密記録の閲覧管理・運用設計、定期棚卸し・保存状態チェックその他これらに付随するサービス（以下総称して「本サービス」といいます。）の利用条件を定めるものです。

本サービスを利用する法人、団体または個人（以下「利用者」といいます。）は、本規約の全文をよく読み、内容に同意したうえで本サービスを利用するものとします。本サービスの利用開始、申込書の提出、見積書の承諾、発注書の発行、または当社が指定する方法による申込み完了をもって、利用者は本規約に同意したものとみなされます。

1. イントロダクションおよび規約への同意

本規約は、当社と利用者との間の本サービスに関する一切の関係に適用されます。個別契約、見積書、発注書、業務仕様書、SLA、秘密保持契約その他の合意が本規約と異なる定めを含む場合、当該個別合意が優先されるものとします。ただし、当該個別合意に定めのない事項については本規約が適用されます。

利用者が本サービスを利用するにあたり、利用者は、自己の責任と費用において、必要な権限、社内承認、第三者の同意その他の手続を適切に取得していることを表明し、保証するものとします。

2. サービスの範囲

当社は、以下の業務を中心として本サービスを提供します。

• レコード資料の保管・管理
• アナログ音源の整理・台帳作成
• 記録媒体のデジタル化支援
• アーカイブ構築コンサルティング
• 機密記録の閲覧管理・運用設計
• 定期棚卸し・保存状態チェック
• 前各号に付帯関連する業務

当社は、利用者との個別契約に基づき、保管対象物の受領、分類、目録化、保管、閲覧管理、状態確認、デジタル化支援、運用設計等を実施します。なお、当社は、法令上必要な許認可、資格、第三者承認等が必要となる業務については、当該要件を満たす範囲でのみ対応し、必要に応じて外部専門家の関与を求めることがあります。

当社は、利用者の指示、提供情報、対象物の状態、保存環境、法令上の制約その他の事情により、サービス内容の一部を変更し、または提供をお断りすることがあります。

3. 利用者の義務および責任

利用者は、本サービスの利用にあたり、以下の事項を遵守するものとします。

• 真実、正確かつ最新の情報を当社に提供すること。
• 対象物の所有権、管理権限、利用権限、複製権限、第三者の同意の要否等について、必要な確認を行うこと。
• 対象物に法令上の規制、危険物、感染性物質、違法物、著作権その他の権利侵害物、または当社が取り扱い困難と判断する物品が含まれないようにすること。
• 対象物の搬入・搬出、梱包、識別、数量確認、受領確認に関し、当社の指示に従うこと。
• 対象物の保存状態、劣化、破損、カビ、錆、磁気損傷、経年変化等のリスクを理解し、必要な事前措置を講じること。
• 当社の施設、設備、システム、作業手順、閲覧管理ルールを遵守すること。
• 当社の書面または電磁的方法による承諾なく、当社の施設内での撮影、録音、複写、持出し、第三者への開示を行わないこと。

利用者は、対象物に第三者の権利が含まれる場合、当該第三者との間で必要な許諾、同意、通知、対価支払その他の手続を自らの責任で行うものとします。

利用者が前各項に違反したことにより当社に損害、費用、紛争、行政対応、第三者請求等が生じた場合、利用者はこれを賠償し、当社を免責するものとします。

4. 支払条件および料金

本サービスの料金、支払期限、支払方法、追加費用、保管料、作業料、出張費、梱包費、デジタル化支援費、コンサルティング費その他の費用は、個別契約、見積書または当社が別途定める料金表に従うものとします。

利用者は、当社が発行する請求書に記載された期限までに、当社指定の方法により料金を支払うものとします。振込手数料その他支払に要する費用は、利用者の負担とします。

利用者が支払期限までに料金を支払わない場合、利用者は支払期日の翌日から完済に至るまで、年14.6％の割合による遅延損害金を支払うものとします。ただし、法令により別段の定めがある場合は、当該法令の範囲内で適用されます。

対象物の数量、状態、作業内容、保管期間、追加指示、緊急対応、再点検、再分類、再台帳化、再撮影、再デジタル化等により、見積時に想定されなかった費用が発生する場合、当社は合理的な範囲で追加請求を行うことができます。

利用者が請求内容に異議を述べる場合、請求書発行日から10営業日以内に書面または電子メールで当社へ通知するものとし、当該期間内に異議がない場合、請求内容を承諾したものとみなします。

5. 解約および返金ポリシー

利用者は、個別契約に別段の定めがない限り、当社所定の方法により本サービスの解約を申し出ることができます。ただし、既に着手済みの作業、手配済みの外部費用、保管済みの対象物、発生済みの実費については、解約後も利用者が負担するものとします。

当社は、以下のいずれかに該当する場合、事前の通知なく本サービスの全部または一部を停止し、または契約を解除することができます。

• 利用者が本規約または個別契約に違反した場合
• 利用者が支払義務を履行しない場合
• 利用者の指示が違法または不適切であると当社が判断した場合
• 対象物に危険、違法性、権利侵害、衛生上の問題その他重大な支障がある場合
• 当社の業務遂行に著しい支障が生じる場合

返金は、法令上必要な場合または個別契約で明示的に定める場合を除き、原則として行いません。既に提供済みの役務、発生済みの費用、予約済みの作業枠、保管開始後の期間に対応する料金については返金対象外とします。

契約終了時、利用者は当社の指示に従い、対象物の引取り、返送、廃棄、移管その他必要な措置を速やかに行うものとします。利用者が相当期間内に引取り等を行わない場合、当社は保管継続、返送、第三者保管、廃棄その他合理的な措置を講じることができ、その費用は利用者負担とします。

6. 責任の制限

当社は、善良な管理者の注意をもって本サービスを提供しますが、以下について保証するものではありません。

• 対象物の完全な無損傷、無劣化、無変質の維持
• デジタル化結果の完全性、恒久性、将来の互換性
• 第三者権利侵害の不存在
• 利用者の期待する保存効果、検索性、運用成果

当社は、当社の故意または重過失による場合を除き、本サービスに関連して利用者に生じた逸失利益、間接損害、特別損害、結果損害、データ消失、営業機会の喪失、第三者からの請求に基づく損害について責任を負いません。

当社が利用者に対して損害賠償責任を負う場合であっても、その賠償額は、当該損害の原因となった個別契約に基づき利用者が当社に現実に支払った直近3か月分の対価総額を上限とします。ただし、当社に故意または重過失がある場合、または法令により責任制限が認められない場合はこの限りではありません。

利用者が対象物の価値、希少性、保存状態、権利関係、復元可能性等について特別な配慮を要する場合、利用者は事前に当社へ書面で通知し、必要に応じて保険付保、追加措置、特約締結を行うものとします。

7. 知的財産権

本サービスに関連して当社が作成した台帳、分類体系、運用設計書、報告書、チェックリスト、写真、スキャンデータ、メタデータ、提案資料、マニュアルその他の成果物に関する知的財産権は、個別契約に別段の定めがない限り、当社または正当な権利者に帰属します。

利用者が当社に提供した資料、音源、画像、文書、データ、商標、ロゴ、著作物その他の情報に関する権利は、利用者または正当な権利者に留保されます。利用者は、当社が本サービスの遂行に必要な範囲でこれらを複製、加工、保存、送信、閲覧、分析することを許諾するものとします。

利用者は、当社の書面による事前承諾なく、当社の成果物、ノウハウ、運用設計、表示、資料等を複製、改変、転載、頒布、公衆送信、再利用してはなりません。

8. データ保護およびプライバシー

当社は、個人情報の保護に関する法律その他関連法令を遵守し、取得した個人情報を適切に取り扱います。当社が取得する情報には、利用者担当者の氏名、連絡先、所属、請求情報、対象物に含まれる個人情報、閲覧履歴、作業記録、アクセスログ等が含まれる場合があります。

当社は、以下の目的の範囲内で情報を利用します。

• 本サービスの提供、運営、保守、改善
• 本人確認、契約管理、請求、支払、問い合わせ対応
• 閲覧管理、アクセス制御、監査、事故対応
• 法令遵守、権利保全、紛争対応
• 当社サービスの品質向上および安全管理

当社は、法令に基づく場合、利用者の同意がある場合、業務委託先に必要な範囲で提供する場合、または人の生命、身体、財産の保護のために必要な場合等、適法な根拠がある場合に限り、第三者へ情報を提供します。

当社は、対象物および関連データの漏えい、滅失、毀損、改ざん、不正アクセス等の防止に努め、合理的な安全管理措置を講じます。ただし、通信回線、利用者側設備、不可抗力、第三者の不正行為等に起因する損害について、当社に故意または重過失がある場合を除き、責任を負いません。

利用者は、当社に提供するデータに個人情報が含まれる場合、適法な取得・提供であることを保証し、必要な通知、同意取得、委託契約、共同利用の手続等を自らの責任で履行するものとします。

9. 不可抗力

当社は、天災地変、火災、洪水、地震、台風、感染症の流行、停電、通信障害、輸送障害、法令改廃、行政指導、争議行為、戦争、暴動、テロ、サイバー攻撃、第三者による不正行為、その他当社の合理的支配を超える事由により本サービスの全部または一部を履行できない場合、その責任を負いません。

不可抗力事由が継続する間、当社は本サービスの提供を停止または延期することができ、利用者はこれに異議を述べないものとします。不可抗力事由により追加費用が発生した場合、その負担は個別契約または協議により定めるものとします。

10. 規約の変更

当社は、以下の場合に、本規約を変更することができます。

• 変更が利用者の一般の利益に適合するとき
• 変更が本サービスの目的に反せず、かつ変更の必要性、変更後の内容の相当性その他の事情に照らして合理的であるとき

当社は、本規約を変更する場合、変更後の内容および効力発生日を当社ウェブサイトへの掲示、電子メール送信その他当