プライバシーポリシー
東都レコードアーカイブ株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する記録保管、記録管理、文書アーカイブその他これらに付随するサービス（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社における個人情報等の取扱いについて定めるものです。
1. 会社情報
- 事業者名：東都レコードアーカイブ株式会社
- 所在地：〒101-0061 東京都千代田区神田三崎町2丁目4-1 東都レコードアーカイブビル 5F
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3-6824-7593
2. 個人情報の取得および取扱い
当社は、本サービスの提供、契約の締結・履行、問い合わせ対応、法令上の義務履行その他以下の目的のために、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、利用します。
当社が取得する情報には、次のようなものが含まれます。
- 氏名、所属部署、役職、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先情報
- 契約情報、請求情報、支払情報、取引履歴
- 記録・文書・媒体の保管、搬入、搬出、廃棄、閲覧、検索等に関する情報
- 問い合わせ、相談、苦情、アンケート等の内容
- ウェブサイトの利用状況、アクセスログ、Cookie等のオンライン識別子
- 本人確認に必要な情報、法令に基づき取得する情報
当社は、要配慮個人情報を取得する場合、法令に従い、必要な場合を除き、あらかじめ本人の同意を得たうえで取り扱います。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。
- 本サービスの提供、運営、保守、改善のため
- 記録・文書・媒体の保管、管理、検索、搬送、返却、廃棄等の業務遂行のため
- 契約の締結、履行、請求、支払、与信管理のため
- 本人確認、認証、権限管理、不正利用防止のため
- 問い合わせ、依頼、苦情、事故等への対応のため
- サービス品質向上、業務改善、統計分析、マーケティングのため
- 新サービス、キャンペーン、重要なお知らせ等の案内のため
- 法令、行政機関、裁判所その他の公的機関への対応のため
- 上記に付随する業務のため
4. 個人情報の取扱いの法的根拠
当社は、日本法に基づき、個人情報を適法に取り扱います。主な取扱いの根拠は以下のとおりです。
- 本人の同意がある場合
- 契約の履行または契約締結前の措置を行うために必要な場合
- 法令上の義務を履行するために必要な場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合
- 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しないと認められる場合
なお、当社は、個人情報保護法に基づき、利用目的の特定、目的外利用の制限、安全管理措置、第三者提供の制限、開示等の請求への対応を適切に行います。
5. 個人情報の第三者提供および共同利用
当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合
- 業務委託先に対し、利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の取扱いを委託する場合
当社は、記録保管・配送・システム運用・廃棄・決済・顧客対応等の業務を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な監督を行い、秘密保持、再委託管理、安全管理、事故報告等を契約その他の方法により義務付けます。
当社が共同利用を行う場合には、法令に従い、共同利用する個人情報の項目、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者を別途公表または通知します。
6. 個人情報の外国にある第三者への提供
当社は、クラウドサービス、バックアップ、システム保守等の利用に伴い、個人情報を外国にある第三者に提供し、または外国にあるサーバーに保存する場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、必要な情報提供、同意取得、または適切な保護措置を講じます。
当社は、外国にある第三者に個人データを提供する場合、当該第三者の所在国の個人情報保護制度、当該第三者が講ずる個人情報保護措置、その他法令上必要な事項について、本人が確認できるよう適切に対応します。
7. 保管期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた保存期間の範囲内で保管します。保管期間の経過後、または利用目的が達成された後は、当社の定める手続に従い、速やかに消去、廃棄、匿名化その他適切な方法で処理します。
- 契約・取引関連情報：契約終了後、法令および社内規程に基づく期間
- 問い合わせ記録：対応完了後、必要な管理期間
- アクセスログ等：セキュリティ管理および不正防止に必要な期間
- 法令上保存が必要な情報：当該法令に定める期間
8. 本人の権利
本人は、個人情報保護法その他適用法令に基づき、当社に対して以下の請求を行うことができます。
- 利用目的の通知の請求
- 保有個人データの開示の請求
- 内容の訂正、追加または削除の請求
- 利用停止、消去の請求
- 第三者提供の停止の請求
- データポータビリティに関する情報提供の求めまたは、法令上認められる範囲での移転に関する請求
- 処理に対する異議申立て
これらの請求を行う場合、当社所定の手続に従い、本人確認のうえ対応します。法令上、請求に応じられない場合がありますが、その場合は理由を説明します。
9. 同意の撤回
本人が個人情報の取扱いについて同意した場合であっても、本人はいつでも当該同意を撤回することができます。ただし、同意の撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。
同意の撤回により、当社の一部サービスの提供ができなくなる場合があります。その場合は、当社は可能な範囲で影響を説明します。
10. 苦情・相談の申立て
本人は、当社による個人情報の取扱いについて、苦情、相談、開示等の請求を行うことができます。また、個人情報保護法に基づき、個人情報保護委員会その他の関係機関に対して苦情を申し立てることもできます。
当社は、苦情・相談に対し、誠実かつ迅速に対応します。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。
- 個人情報保護に関する社内規程の整備
- 従業者への教育・監督
- アクセス権限管理、認証管理、ログ管理
- 暗号化、バックアップ、ウイルス対策等の技術的対策
- 入退室管理、施錠管理、媒体管理等の物理的対策
- 委託先の選定・監督
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
万一、個人情報の漏えい等が発生した場合、当社は法令に従い、必要な報告、通知、再発防止措置を講じます。
12. お問い合わせ窓口
本プライバシーポリシー、個人情報の取扱い、開示等の請求に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
- 東都レコードアーカイブ株式会社
- 住所：〒101-0061 東京都千代田区神田三崎町2丁目4-1 東都レコードアーカイブビル 5F
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3-6824-7593
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の変更その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、掲載時点から効力を生じます。
制定日：2026年4月24日